Для офиса принтер или МФУ нужно выбирать прежде всего по реальному месячному объему печати и стоимости эксплуатации, а не по минимальной цене самого устройства. Если документы необходимо регулярно сканировать и копировать, обычно практичнее МФУ с автоподатчиком. При большом объеме текстовых документов стоит обратить внимание на лазерные модели с картриджами повышенной емкости, автоматической двусторонней печатью и проводным Ethernet.
При этом максимальная месячная нагрузка и рекомендуемый объем печати — разные характеристики. Для постоянной эксплуатации важнее именно рекомендуемый диапазон, а не предельное количество страниц, которое устройство способно напечатать за месяц.
Принтер или МФУ: что лучше для офиса
Обычный принтер выполняет одну основную функцию — печать. МФУ объединяет принтер, сканер и копир, а некоторые модели дополнительно поддерживают факс.Принтер рационален, если сотрудники:
- практически не сканируют документы;
- используют отдельный сетевой сканер;
- работают преимущественно с электронным документооборотом;
- хотят получить производительную печать без переплаты за дополнительные функции.
- сканируют договоры и первичные документы;
- делают копии;
- переводят многостраничные документы в PDF;
- отправляют сканы в сетевые папки;
- работают с бумажным документооборотом.
С чего начать выбор офисного принтера
Перед сравнением моделей определите параметры реальной работы:1. Сколько страниц печатается за месяц.
2. Какая доля документов цветная.
3. Сколько сотрудников используют устройство.
4. Нужно ли сканирование и копирование.
5. Как часто сканируются многостраничные документы.
6. Нужна ли двусторонняя печать.
7. Нужна ли автоматическая двусторонняя оцифровка.
8. Используется только A4 или требуется A3.
9. Как принтер будет подключаться к сети.
10. Сколько стоит полный комплект расходных материалов.
11. Каков ресурс каждого расходника.
12. Какие дополнительные узлы требуют периодической замены. Такой подход позволяет сравнивать не только цену устройства, но и общие затраты на его эксплуатацию.
Что такое месячная нагрузка принтера
В характеристиках обычно встречаются два показателя:- максимальная месячная нагрузка;
- рекомендуемый месячный объем печати.
Максимальная месячная нагрузка показывает предельное количество страниц, которое устройство способно обработать за определенный период.
Рекомендуемый месячный объем печати — это диапазон, на который рассчитана нормальная постоянная эксплуатация устройства.
Например, у одной модели максимальная нагрузка может составлять 50 000 страниц в месяц, а рекомендуемый объем — 750–4000 страниц. Это нормально: первое значение показывает предельную нагрузку, второе — оптимальный рабочий диапазон.
Почему не стоит постоянно печатать на предельной нагрузке
Максимальную месячную нагрузку нельзя воспринимать как рекомендуемый плановый объем.Если офис стабильно печатает 7000 страниц в месяц, а рекомендуемый диапазон модели заканчивается на 4000, рациональнее выбрать устройство более высокого класса.
Модели с максимальной месячной нагрузкой в десятки тысяч страниц могут иметь рекомендуемый объем печати всего в несколько тысяч страниц, тогда как устройства корпоративного класса рассчитаны на значительно более интенсивную эксплуатацию.
Главный принцип:
постоянный объем печати должен попадать в рекомендуемый диапазон устройства с запасом для роста и пиковых нагрузок.
Как определить реальный объем печати в офисе
Лучше не оценивать объем только по числу сотрудников.Офис из 20 человек может печатать больше, чем компания из 100 сотрудников, если первая работает с договорами, накладными и бухгалтерскими документами, а вторая почти полностью перешла на электронный документооборот.
Лучший источник данных — счетчики существующих устройств за несколько месяцев.
Если статистики нет, оцените:
- число сотрудников;
- среднее количество заданий в день;
- средний размер одного задания;
- количество рабочих дней;
- сезонные пики;
- объем бухгалтерских документов;
- логистические документы;
- коммерческие предложения;
- договоры;
- внутреннюю отчетность.
Лазерный или струйный принтер для офиса
Выбор технологии зависит от характера печати.Лазерные устройства широко применяются в офисах с регулярной документной печатью. Они хорошо подходят для больших объемов текста, высокой скорости и стабильной работы.
Струйные устройства могут быть интересны, если:
- требуется цвет;
- важна печать графических материалов;
- используется система с недорогими емкими чернилами;
- объем и профиль печати соответствуют конкретной модели.
Монохромный или цветной принтер
Если практически все документы состоят из текста, таблиц и внутренних форм, цветная печать может оказаться лишней статьей расходов.Монохромное устройство подходит для:
- договоров;
- счетов;
- актов;
- накладных;
- бухгалтерии;
- текстовой документации;
- внутренних отчетов.
- презентации;
- коммерческие предложения;
- диаграммы;
- маркетинговые материалы;
- документы с цветовой кодировкой.
Как рассчитать стоимость отпечатка
Для предварительной оценки монохромной печати можно использовать простую формулу:стоимость страницы = цена картриджа / ресурс картриджа
Например, если картридж стоит 12 000 рублей и рассчитан на 12 000 страниц, условная стоимость тонера составляет около 1 рубля на страницу.
Но это еще не полная стоимость эксплуатации.
Нужно учитывать:
- фотобарабан;
- блок проявки, если он заменяется отдельно;
- печной узел;
- ремень переноса у цветных моделей;
- контейнер отработанного тонера;
- сервисные комплекты;
- бумагу;
- обслуживание.
Почему ресурс картриджа не равен точному количеству ваших страниц
Ресурс расходных материалов измеряется в стандартизированных условиях.Для монохромных лазерных картриджей используется, в частности, стандарт ISO/IEC 19752, для цветных — ISO/IEC 19798.
Это означает, что заявленный ресурс нужен прежде всего для сопоставления расходных материалов между собой.
Фактический расход зависит от:
- заполнения страницы;
- количества графики;
- цветности;
- режима качества;
- размера задания;
- особенностей документов.
Стартовый и обычный картридж — не одно и то же
При сравнении устройств обязательно проверяйте комплект поставки.Некоторые принтеры поставляются со стартовым тонером меньшей емкости, чем стандартный картридж.
Поэтому перед покупкой стоит уточнить:
- ресурс стартового картриджа;
- ресурс стандартного картриджа;
- наличие картриджа повышенной емкости;
- стоимость каждого варианта.
Что такое ресурс фотобарабана
Фотобарабан участвует в формировании изображения в лазерном устройстве.В зависимости от конструкции он может:
- находиться внутри картриджа;
- заменяться отдельно;
- входить в долговечный узел устройства.
Если фотобарабан имеет большой ресурс и меняется редко, затраты на страницу могут быть ниже.
Но ресурс нужно смотреть для конкретной модели. У разных серий он может отличаться в несколько раз.
Какие расходные материалы учитывать кроме картриджа
В зависимости от конструкции устройства периодической замены могут требовать:- фотобарабан;
- блок проявки;
- печной узел;
- ремень переноса;
- ролики подачи;
- контейнер отработанного тонера;
- комплект технического обслуживания.
Почему дешевый принтер может оказаться дорогим
Представим две модели.Модель А
- стоит дешевле;
- имеет небольшой стартовый картридж;
- стандартный картридж рассчитан на 3000 страниц;
- расходники стоят относительно дорого.
- дороже при покупке;
- использует картридж на 10 000 страниц;
- имеет более долговечные ресурсные узлы.
Поэтому для бизнеса нужно сравнивать не цену покупки, а расходы за весь срок эксплуатации.
Как скорость печати влияет на работу офиса
Скорость печати измеряется количеством страниц в минуту.Если одним принтером пользуются два сотрудника и печатают по несколько листов, высокая производительность не критична.
Если устройство обслуживает целый отдел и регулярно получает задания на 50–100 страниц, разница между 20 и 50 страницами в минуту становится заметной.
Кроме основной скорости проверьте:
- время выхода первой страницы;
- время разогрева;
- скорость двусторонней печати;
- скорость сканирования;
- производительность автоподатчика.
Почему автоматическая двусторонняя печать нужна офису
Автоматическая двусторонняя печать позволяет печатать на обеих сторонах листа без ручного переворачивания бумаги.Это удобно для:
- договоров;
- инструкций;
- внутренних документов;
- отчетов;
- больших текстовых материалов.
Что такое автоподатчик и зачем он нужен
Автоматический податчик документов позволяет загружать в сканер сразу несколько страниц.Без него многостраничный договор приходится по одному листу помещать на стекло.
Автоподатчик особенно полезен для:
- бухгалтерии;
- кадров;
- договорного отдела;
- логистики;
- архива;
- электронного документооборота.
Односторонний и двусторонний автоподатчик
Само наличие автоподатчика еще не означает, что МФУ автоматически сканирует обе стороны листа.В характеристиках нужно отдельно проверять функцию двустороннего сканирования.
Более производительные МФУ могут сканировать обе стороны за один проход. Это особенно удобно при работе с договорами, счетами и другими двусторонними документами.
Какой объем лотка нужен
Лоток должен соответствовать ежедневной нагрузке.Если бумагу приходится добавлять несколько раз в день, сотрудники тратят лишнее время на обслуживание принтера.
Распространены лотки примерно на:
- 150–250 листов;
- 500–550 листов;
- более крупные объемы в корпоративных моделях.
A4 или A3
Большинство офисных документов укладывается в формат A4.A3 нужен, если регулярно печатаются:
- схемы;
- крупные таблицы;
- чертежи;
- планы;
- рекламные материалы.
Если же A3 используется постоянно, лучше сразу выбирать устройство соответствующего класса.
USB, Ethernet или Wi-Fi
Для персонального принтера достаточно USB.Для общего офисного устройства предпочтительно сетевое подключение.
Ethernet удобен стабильностью и централизованным доступом.
Wi-Fi полезен, если проводное подключение затруднено или требуется гибкое размещение.
Для постоянно используемого общего МФУ проводное подключение обычно проще контролировать и диагностировать.
Нужно ли каждому отделу отдельное МФУ
Не обязательно.Одно производительное устройство на рабочую группу может быть выгоднее нескольких дешевых моделей:
- меньше типов картриджей;
- проще обслуживание;
- проще закупка расходных материалов;
- выше ресурс;
- легче контролировать печать.
Поэтому крупным компаниям рациональнее распределять устройства по отделам или зонам.
Как выбрать принтер для небольшого офиса
Если документов немного и сканирование требуется редко, можно рассматривать компактный лазерный принтер или МФУ.Проверьте:
- соответствует ли рекомендуемый месячный объем вашей нагрузке;
- есть ли Ethernet или Wi-Fi;
- нужен ли автоподатчик;
- есть ли двусторонняя печать;
- сколько стоит картридж;
- существует ли картридж повышенной емкости.
Как выбрать МФУ для отдела
Для устройства, которым пользуется целая рабочая группа, важнее:- рекомендуемый месячный объем;
- скорость печати;
- большой лоток;
- автоподатчик;
- двустороннее сканирование;
- сетевой интерфейс;
- ресурсные картриджи;
- удобное администрирование.
Как выбрать устройство для бухгалтерии
Для бухгалтерии обычно важнее не цвет, а скорость обработки документов.Стоит обратить внимание на:
- монохромную лазерную печать;
- автоподатчик;
- автоматическое двустороннее сканирование;
- двустороннюю печать;
- высокую скорость;
- большой ресурс тонера;
- надежную подачу бумаги;
- сетевое сканирование.
Как выбрать цветное МФУ для отдела продаж или маркетинга
Здесь на первый план выходят:- качество цветной печати;
- стоимость четырех тонеров;
- ресурс каждого цвета;
- поддерживаемая плотность бумаги;
- двусторонняя печать;
- сетевой доступ;
- автоподатчик.
Нужно учитывать весь комплект расходных материалов.
Как рассчитать совокупную стоимость владения
Для упрощенного расчета можно взять период в три года.Сложите:
1. Стоимость устройства.
2. Стоимость всех необходимых тонеров или чернил.
3. Фотобарабаны.
4. Комплекты технического обслуживания.
5. Другие ресурсные узлы.
6. Плановое обслуживание.
Например, офис печатает 5000 страниц в месяц:
5000 × 36 месяцев = 180 000 страниц
Именно под эти 180 000 страниц нужно сравнивать две модели.
Если более дорогая модель использует более емкие картриджи и долговечные узлы, общие расходы за три года могут оказаться ниже.
Типичные ошибки при выборе принтера или МФУ
Выбирать по максимальной месячной нагрузке
Этот показатель не равен оптимальному постоянному объему. Для ежедневной эксплуатации ориентируйтесь на рекомендуемый месячный диапазон.Смотреть только на цену устройства
Расходные материалы за несколько лет могут стоить значительно больше самого принтера.Не проверять стартовый картридж
Его ресурс может быть существенно меньше стандартного.Считать заявленный ресурс картриджа гарантированным
Фактический расход зависит от характера документов и заполнения страницы.Покупать МФУ с автоподатчиком без проверки двустороннего сканирования
Автоподатчик может сканировать только одну сторону листа.Не учитывать фотобарабан и сервисные узлы
Цена тонера — только часть стоимости печати.Покупать цветное устройство, если цвет почти не используется
Это увеличивает количество расходных материалов и стоимость обслуживания.Выбирать персональный принтер для большого отдела
Даже высокая максимальная месячная нагрузка не означает, что устройство рассчитано на постоянную эксплуатацию большой рабочей группой.Что проверить перед покупкой офисного принтера или МФУ
1. Реальный месячный объем печати.2. Рекомендуемый месячный объем устройства.
3. Максимальную месячную нагрузку.
4. Монохромную или цветную печать.
5. A4 или A3.
6. Скорость печати.
7. Автоматическую двустороннюю печать.
8. Наличие сканера.
9. Автоподатчик.
10. Двустороннее сканирование.
11. Емкость автоподатчика.
12. Ethernet.
13. Wi-Fi при необходимости.
14. Объем основных лотков.
15. Возможность установки дополнительных кассет.
16. Ресурс стартового картриджа.
17. Ресурс стандартного картриджа.
18. Наличие картриджей повышенной емкости.
19. Ресурс фотобарабана.
20. Другие плановые расходные узлы.
21. Расчетную стоимость страницы.
22. Совокупные расходы на несколько лет.
23. Наличие расходных материалов в продаже.
24. Возможность сервисного обслуживания.
25. Запас производительности на рост нагрузки.
FAQ
Чем максимальная месячная нагрузка принтера отличается от рекомендуемого объема печати?Максимальная нагрузка показывает предельное количество страниц, которое устройство способно обработать за месяц. Рекомендуемый объем показывает диапазон, рассчитанный на постоянную эксплуатацию. Для выбора офисного принтера важнее второй показатель.
Что лучше для офиса — принтер или МФУ?
Если нужно только печатать, отдельный принтер проще и может быть экономичнее. Если сотрудники регулярно сканируют и копируют документы, МФУ удобнее.
Как посчитать стоимость одной страницы?
Для предварительной оценки разделите стоимость картриджа на его заявленный ресурс. Для более точного расчета добавьте стоимость фотобарабана, сервисных комплектов и других заменяемых деталей.
Что важнее для МФУ: автоподатчик или двусторонняя печать?
Это разные функции. Двусторонняя печать автоматически печатает на обеих сторонах листа. Автоподатчик автоматически подает оригиналы в сканер. Если нужно обрабатывать двусторонние документы, дополнительно проверяйте двустороннее сканирование.
Какой принтер выбрать для нескольких тысяч страниц в месяц?
Выбирайте модель, у которой ваш реальный объем попадает в рекомендуемый месячный диапазон с запасом. Затем сравните ресурс картриджей и совокупную стоимость эксплуатации.
Короткий алгоритм выбора
Сначала определите месячный объем по счетчикам существующей техники. Не ориентируйтесь только на количество сотрудников.Затем выберите устройство, у которого этот объем находится внутри рекомендуемого диапазона с запасом.
Если сканирование не требуется — рассматривайте принтер. Если сотрудники регулярно сканируют и копируют документы — МФУ.
Для многостраничного документооборота выбирайте автоподатчик, а для двусторонних оригиналов отдельно проверяйте автоматическое сканирование обеих сторон.
После этого определите цветность, формат A4 или A3, скорость, емкость лотков и тип сетевого подключения.
На последнем этапе рассчитайте эксплуатационные расходы: стоимость картриджей, фотобарабана, сервисных комплектов и других заменяемых узлов.
Сравнивать две модели стоит по расходам на планируемый объем печати за несколько лет, а не только по цене самого устройства.
Вывод
Правильный офисный принтер или МФУ выбирают по реальной нагрузке и стоимости эксплуатации.Максимальная месячная нагрузка показывает предельные возможности устройства, но для постоянной работы лучше ориентироваться на рекомендуемый производителем объем печати. Модели с высокой максимальной нагрузкой могут быть рассчитаны на значительно меньший постоянный объем.
Следующий важный показатель — стоимость страницы. Для ее расчета недостаточно знать цену картриджа. Нужно учитывать его ресурс, фотобарабан, сервисные комплекты и другие заменяемые компоненты.
Для рабочего места, где требуется только печать, может быть достаточно обычного принтера. Для отдела с бумажным документооборотом рациональнее МФУ с автоподатчиком, автоматической двусторонней печатью и сетевым подключением. Если регулярно обрабатываются двусторонние документы, стоит выбирать модель с автоматическим двусторонним сканированием.
Итоговая последовательность выбора выглядит так: месячный объем → принтер или МФУ → монохромный или цветной → скорость и формат → двусторонняя печать и автоподатчик → сеть → ресурс расходников → стоимость страницы → совокупная стоимость владения.
